چگونه فرآیند استخدام خود را بهبود بخشید

بیاموزید که چگونه فرآیند استخدام خود را برای افزایش بهره وری و حفظ کارمندان ایجاد و بهبود دهید.

• یک فرآیند استخدام مناسب می تواند به شما در جذب و حفظ کارمندان با کیفیت بالا کمک کند.
• فرآیند جذب استعداد خود را با فناوری، مدیریت شهرت و شرح وظایف دقیق بهبود بخشید.
• در طول مصاحبه، به مربیگری کارکنان، هوش هیجانی، خلق و خو و انگیزه توجه کنید.
•  این مقاله برای صاحبان مشاغل کوچک و مدیران استخدامی است که می خواهند روند استخدام فعلی خود را بهبود بخشند.

استخدام استعدادهای جدید بخشی اجتناب ناپذیر از یک رهبر کسب و کار است، و پیچیده تر از بررسی رزومه کاری و انجام مصاحبه است. اشتباهات استخدام، مانند شرح شغل نامناسب یا عدم ارتباط در مورد برنامه ها، می تواند یک نامزد واجد شرایط را از جستجوی شغل با شما باز دارد. با این حال، با انجام فرآیند استخدام و استخدام مناسب، به زودی قادر خواهید بود بهترین نامزدها را جذب و استخدام کنید. همچنین می توانید در دوره گزینش طلایی اقیانوس آبی که به صورت آنلاین نیز از سایت آموزش کسب و کار اقیانوس آبی ارائه می شود شرکت کنید.

فرآیند استخدام چیست؟

فرآیند استخدام یک روش گام به گام برای یافتن، جذب و استخدام کارمندان جدید است. یک فرآیند استخدام خوب به شما کمک می کند تا کارمندان با کیفیتی را که با برند شما مطابقت دارند جذب و حفظ کنید. عناصر خاص فرآیند استخدام برای هر شرکت منحصر به فرد است، اما مراحل کلی وجود دارد که هر کسب و کاری می تواند برای جذب و استخدام نامزدهای واجد شرایط دنبال کند.

در فرآیند استخدام چه مراحلی وجود دارد؟

اگرچه مراحل خاص در فرآیند استخدام شما باید برای شرکت شما منحصر به فرد باشد (و گاهی اوقات حتی برای موقعیت باز که برای آن استخدام می کنید)، اکثر فرآیندهای استخدام شامل 10 مرحله اساسی هستند.

 

1. شرح شغلی بنویسید که دقیقاً نیازهای استخدامی شما را منعکس کند.

شرح شغل یکی از اولین تعاملاتی است که متقاضی کار با سازمان شما دارد. اطمینان حاصل کنید که شرح شغل خوبی می نویسید که دقیقاً نشان دهنده برند شما و نقشی است که برای آن استخدام می کنید.
به عنوان مثال، شما می خواهید در مورد مسئولیت ها و الزامات خاص شفاف باشید و از زبان خاص برند استفاده کنید که به متقاضی کار احساسی نسبت به فرهنگ شرکت شما بدهد. توضیح دهید که چه چیزی از آنها نیاز دارید و چه چیزهایی می توانید در ازای آنها تهیه کنید.
شرح شغل به خوبی نوشته شده به حذف نامزدهایی که مناسب نیستند کمک می کند، بنابراین باید گروه متمرکزتری از رزومه ها را برای ارزیابی در اختیار شما قرار دهد.

2. برای موقعیت آزاد تبلیغ و استخدام کنید.

هنگامی که شرح شغل خود را دریافت کردید، گام بعدی این است که آن را تبلیغ کنید و برای موقعیت آزاد استخدام کنید. آن را در چندین مکان مانند صفحه مشاغل، تابلوهای شغلی، نمایشگاه های شغلی و رسانه های اجتماعی ارسال کنید. کارکنان خود را تشویق کنید تا برای این موقعیت نیز با شبکه های خود ارتباط برقرار کنند.
مشاغلی که به دنبال ایجاد یک استراتژی استخدام خوب هستند توصیه می‌شود که این نکات را دنبال کنند:
 

1. تجزیه و تحلیل. به نیازهای کسب و کار خود و همچنین اهداف و اهداف خود نگاه دقیقی بیندازید.
2. شناسایی کنید. برنامه های بلندمدت خود را برای گسترش یا کاهش کارکنان، نقش های حیاتی در کسب و کار و هر شکافی که باید پر شود، بدانید. مراقب نوسانات فصلی در مورد نیاز کارکنان باشید.
3. تعیین کنید. بهترین روش استخدام را برای کسب و کار خود بیابید. به عنوان مثال، جستجوهای شغلی از طریق رسانه های اجتماعی در حال افزایش است، بنابراین می توانید از این روش برای هدف قرار دادن نامزدهایی با مجموعه مهارت های خاص استفاده کنید.
4. امن است. حقوق رقابتی و فرصت هایی برای رشد شخصی در کسب و کار خود فراهم کنید. در یک نظرسنجی استنادی ، 13 درصد از کارفرمایان گفتند که حقوق مهمترین عامل در حفظ کارمندان است.
5. تاسیس کردن. روشی را برای اندازه گیری نتایج انتخاب و اجرا کنید و آزمایش کنید که آیا استراتژی شما کارآمد است یا خیر. بودجه آموزشی برای توسعه و ارتقای مهارت ها و دانش کارکنان خود تنظیم کنید.

3. رزومه ها، نامه ها و برنامه های کاربردی نامزدها را تجزیه و تحلیل کنید.

همانطور که برنامه ها شروع به ورود می کنند، باید فرآیندی برای بررسی آنها ایجاد کنید. می‌توانید یک یا چند نفر را برای بررسی درخواست‌ها و محدود کردن نامزدهای فعال خود اختصاص دهید. همچنین می توانید از نوعی نرم افزار استخدام مانند سیستم ردیابی متقاضی (ATS) استفاده کنید.
 
یک ATS به تجزیه و تحلیل نامزدها و جستجوی هرگونه نقص در فرآیند استخدام کمک می کند. این نامزدها را بر اساس نیازهای استخدام فیلتر می کند و مشاهده عملکرد متقاضی را برای استخدام کنندگان و مدیران استخدام آسان تر می کند. این نرم افزار نمی تواند تصمیم عاقلانه ای در مورد اینکه چه کسی را استخدام کند، بگیرد، اما کلمات کلیدی مرتبط را در یک رزومه ساده می کند و نامزدها را با نیازها و خواسته های کسب و کار شما همسو می کند.

با رتبه بندی خودکار، می توانید رزومه ها را با شرح شغل خود مقایسه کنید. سپس نرم افزار رزومه هایی را که بیشترین تطابق را دارند به مرحله بعد ارسال می کند. همچنین یک راه حل قدرتمند برای هماهنگ کردن خط لوله نامزدها و اطمینان از اینکه نامزدهای با کیفیت در این اختلاط گم نمی شوند.

4. برای غربالگری اولیه مصاحبه تلفنی انجام دهید.

پس از محدود کردن تعداد متقاضیان شغل، یک مصاحبه تلفنی با هر یک از نامزدهای برتر انجام دهید. مصاحبه تلفنی یک غربالگری اولیه مختصر است که حدود 15 تا 30 دقیقه طول می کشد. صفحه نمایش گوشی را تا حد امکان یکنواخت نگه دارید. چند سوال اساسی «آشنایی با شما» بپرسید، همچنین در مورد مهارت ها و تجربه و علاقه آنها به شرکت و موقعیت آنها سؤال کنید. این مصاحبه باید به شما این حس را بدهد که آن شخص کیست و چه مهارت های نرمی دارد. 
 
نکته نکته: هنگام انجام نمایش تلفنی، مراقب علائم قرمز مانند منفی بودن، عدم آمادگی، عدم کنجکاوی یا تناسب فرهنگی ضعیف باشید.

 5. مصاحبه های دور آخر را انجام دهید.

مصاحبه های تلفنی شما باید تعداد نامزدهای شما را محدود کند. با داوطلبان باقیمانده مصاحبه حضوری انجام دهید (یا مصاحبه های ویدئویی کنفرانس، در صورت استخدام از راه دور). این مصاحبه ها عمیق تر هستند و به شما کمک می کنند تا نامزدهای برتر خود را انتخاب کنید. از چند نفر بخواهید در این مصاحبه ها شرکت کنند تا تصویر وسیع تری از اینکه هر کاندیدا چقدر در سازمان و نقش متناسب است، به دست آورید.

 6. از متقاضی کار بخواهید ارزیابی های قابل اجرا را انجام دهد.

بسته به نقشی که برای آن استخدام می کنید، ممکن است بخواهید که متقاضیان کار ارزیابی های قابل اجرا را انجام دهند. به عنوان مثال، اگر برای یک موقعیت ویرایشی استخدام می کنید، ممکن است از نامزد بخواهید تمرین ویرایش را انجام دهد. شخصی که برای یک موقعیت فروش استخدام می کند ممکن است از نامزد بخواهد بر اساس محصول خاصی که شرکت می فروشد، یک نمونه پیشنهادی برای فروش ارائه دهد.
 
ارزیابی ها همیشه ضروری نیستند، اما آن ها آزمایش می کنند که آیا نامزد می تواند مسئولیت های نقش را انجام دهد یا خیر. ارزیابی را می توان قبل، حین یا بعد از مصاحبه رسمی انجام داد.

7. بررسی پس زمینه را اجرا کنید و مراجع را بررسی کنید.

تماس با مراجع و اجرای بررسی سوابق قبل از استخدام بخش مهمی از فرآیند استخدام سیستمی است که اغلب به عنوان یکی از آخرین مراحل انجام می شود. بسیاری از شرکت‌های بررسی پیشینه عالی وجود دارند که می‌توانند به شما در اجرای بررسی‌های پیش‌زمینه مطابق قانونی کمک کنند.
 
هدف از بررسی سوابق این است که اطمینان حاصل شود که نامزد از نظر قانونی برای این موقعیت مناسب است. با این حال، شما باید از تبعیض علیه نامزدها بر اساس نتایج آنها اجتناب کنید. به عنوان مثال، امتناع از استخدام نامزدی با چندین تخلف ترافیکی برای یک موقعیت رانندگی کامیون معتبر است، اما به موقعیت بازاریابی مرتبط نیست.

8. برای استخدام تصمیم بگیرید.

از دانشی که در مورد نامزدهای شغلی خود به دست آورده اید در طول فرآیند استخدام برای تصمیم گیری نهایی در مورد اینکه چه کسی را استخدام کنید، استفاده کنید. با همه طرف هایی که با هر نامزد صحبت کرده اند مشورت کنید تا تصمیم آگاهانه تری بگیرید. صلاحیت ها و تناسب فرهنگی را در نظر بگیرید، اما بر اساس تعصب یا تبعیض تصمیم نگیرید.
 
سعی کنید از استخدام بر اساس غریزه اجتناب کنید. «فرآیند استخدام ساختاریافته با فرآیند مصاحبه مؤثر داشته باشید. صلاحیت ها را از طریق فرآیند مصاحبه و بررسی های سوابق کامل مانند مراجع بررسی کنید.

9. پیشنهاد کار را تمدید کنید.

یک پیشنهاد شغلی را به انتخاب برتر خود گسترش دهید. کاندیداهای واجد شرایط معمولاً برای مدت طولانی در بازار نیستند، بنابراین زمانی که تصمیم گرفتید چه کسی را استخدام کنید، پیشنهاد کار را به سرعت تمدید کنید. اطلاعات مربوط به حقوق و مزایا را درج کنید و در این مدت برای مذاکره آماده باشید.

10. کارمند جدید را استخدام و سوار کنید.

فرآیند استخدام کارمند شما می تواند تفاوت بزرگی در میزان موفقیت استخدام جدید شما در سازمان شما ایجاد کند. ابتدا مدارک لازم را برای داوطلب ارسال کنید تا امضا کنند. اگر از نرم‌افزار استخدام استفاده می‌کنید، احتمالاً دارای قابلیت امضای الکترونیکی خواهد بود که به کارمندان جدید اجازه می‌دهد یک پیشنهاد را بپذیرند و از راه دور کارهای اداری را تکمیل کنند.

منبع: شرکت اقیانوس آبی - آموزش جامع مدیریت منابع انسانی